رقم الصندوق
الرقم المدني
رقم المورد
كلمة المرور
 
 

مشروع مركز خدمة المساهمين
استمراراً للنهج الذي نسير عليه في إتباع الأساليب العلمية في الإدارة التي تستلزم المراجعة المستمرة للأنظمة الإدارية المتبعة بهدف التطوير وتقديم الأساليب والأفكار والاقتراحات التي تسهم في تطوير الخدمات التي تقدم لمساهمي الجمعية.

نتقدم بمشروع لإنشاء مركز خدمة المساهمين لتقديم الخدمات التقليدية والمبتكرة وتجميعها في مركز واحد لما يحققه ذلك من يسر وسهولة في تقديم حزمة الخدمات على التفصيل الآتي:


أهداف المشروع

1- تجميع كافة الخدمات للمساهمين في تجمع مكاني واحد ووحدة إدارية تخصصية شاملة.

2-تجميع الخدمات في مركز واحد يساعد في تعريف المساهم بكافة الخدمة التي من الممكن أن يستفيد منها عن طريق "مكتب العلاقات العامة والاستقبال" المزمع إنشاؤه بالهيكل التنظيمي المقترح للمركز.

3- إرشاد المساهم بالشروط القانونية والتنظيمية للاشتراك في الخدمات التي لها ضوابط خاصة كرحلات العمرة وتكريم المتفوقين.

4- توفير الوقت والجهد للمراجعين من المساهمين حيث أن تعاملهم سيكون في مكان واحد ومع وحدة إدارية واحدة.

5-تسهيل الإجراءات الإدارية في إتمام المعاملات.

 

اختصاصات المركز والتنظيم الإداري

يشكل الهيكل الإداري للمركز من مجموعة من الشعب كالآتي:


أولاً: شعبة الاستقبال والعلاقات العامة:

1- يختص باستقبال المراجعين والرد على استفساراتهم وتزويدهم بالنماذج الخاصة بالمعاملة المراد إنجازها.

2- الإعلان عن مواعيد الخدمات الموسمية ومواعيد استقبال طلباتها كالإعلان عن مواعيد فتح باب العمرة وشروطها وحفلات تكريم المتفوقين وغيرها.

3- الإعلان عن انعقاد الجمعية العمومية (المواعيد – التجهيز – إعداد المطبوعات الخاصة ....).

 

ثانياً: شعبة المساهمين

1- تختص باستلام نماذج المساهمين الجدد ودراسة مدى توافر شروط الانضمام لعضوية الجمعية والمستندات المطلوبة.

2- عرض النماذج للاعتماد واتخاذ إجراءات العضوية وفتح رقم المساهمة واستخراج بطاقة العضوية.

3- إخطار قسم الحاسب الآلي لإدراج بيانات المساهمين على الأجهزة لاحتساب مبالغ مشترياتهم واحتساب عوائدها.

4- استلام طلبات الانسحاب وشطب العضوية.

5- إعداد كشوف العضوية التي تطلب من الوزارة سنوياً.

 

ثالثاً: شعبة الأرباح وعائد المشتريات:

1- تختص الشعبة بتجميع مشتريات المساهمين.

2- احتساب عائد المشتريات حسب ما يتقرر في الميزانية.

3- محاولة تجميع أرقام الحسابات البنكية للمساهمين وتحويل مبالغ أرباح الأسهم وعائد المشتريات إلى هذه الحسابات مباشرة.

4- إعداد شيكات بمبالغ الأرباح وعائد المشتريات وتسليمها للمساهمين الذين لم يتم الاستدلال على أرقام حساباتهم البنكية.


رابعاً: شعبة البطاقة العائلية:

1- تختص باستقبال طلبات ونماذج المتقدمين لاستخراج البطاقة العائلية.

2- دراسة الطلبات وبحث مدى توافر شروط استخراج البطاقة والتأكد من سكن طالب البطاقة بالمنطقة.

3- استخراج البطاقات وتسليمها لطالبيها.

4- التنسيق ما بين الإدارة وفروع صرف البطاقات فيما يختص بالمقررات التي تصرف لصاحب البطاقة وأي تعديل سواء بزيادة الأصناف أو الكميات.


خامساً: شعبة الخدمات الموسمية

تختص بتنظيم الخدمات الموسمية السنوية كالآتي:

‌أ- رحلات العمرة:

1- تنظيم رحلات العمرة والإعلان عنها والتأكد من شروط التمتع بها.

2- استقبال الطلبات وإجراء عملية القرعة في حالة الاحتياج إليها.

3- توزيع الهدايا وتوديع المعتمرين وتوصيل أغراضهم بالمطار حين السفر وحين العودة.

‌ب- البرامج الصيفية والترفيهية

1- تنظيم الاشتراك في البرامج الترفيهية وتوزيع تذاكر الملاهي... الخ.

2- تنظيم الاشتراك في دروس التقوية للدور الثاني لأبناء المساهمين.

جـ- حفلات تكريم المتفوقين:

1- تنظيم مواعيد الاحتفالات وبرامجها.

2- طباعة شهادات التقدير والدروع للمتفوقين.

3- تنظيم عملية التوزيع في المدارس وفي الحفل العام.

د- رعاية مرضى السكر:

1- الإشراف على سيارات خدمة مرضى السكر.

2- تلقي اقتراحات مرضى السكر ومسئولي المركز الطبي لطلب خدمات جديدة وعرضها على إدارة الجمعية.

هـ- خدمة الطباعة والتصوير:

وهي خدمة مستحدثة لطباعة نماذج الخدمات التي تقدم عن طريق مندوبي الجمعية (خدمة البصمات – خدمة الكشف الطبي على الخدم) وخدمة تصوير المستندات بمبالغ رمزية للغاية.

 

سادساً: شعبة المندوبين

وهي خدمة مستحدثة يتقدم بموجبها المساهم إلى قسم المندوبين لتسليم جوازات الخدم ومستندات الإقامة لقسم المندوبين في فترة العمل المسائية؛ ويقوم مندوب الجمعية باصطحاب أصحاب المعاملات صباحاً في مواعيد العمل الرسمية بإدارة الجوازات والإدارات الصحية لإنهاء معاملاتهم.

ونعرض المشروع للتكرم بالإطلاع والتفضل بالموافقة لما يساهم به المشروع من تطوير وتسهيل وتبسيط إجراءات تقديم الخدمات للمساهمين.

  

والله ولي التوفيق

رئيس مجلس الإدارة/ دكتور مطر علي المطيري

Copyright ©2010 Sulaibikhat & Al-Doha CO-OPERATIVE SOCIETY